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Teletrabajo

Si bien el teletrabajo era ya una forma de desarrollar la actividad laboral que se estaba implementando en distintas empresas, en los momentos actuales se ha convertido en una forma de trabajo imprescindible para que las empresas puedan mantener su actividad en estos momentos.

Por ello que la promoción del teletrabajo aparece como un objetivo importante dentro de las medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19, junto con otras medidas que están surgiendo durante este periodo excepcional determinado por la declaración del estado de alarma (Real Decreto 463/2020, de 14 de marzo, por el que se declara el estado de alarma para la gestión de la situación de crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19).

En esta sección se va a tratar el teletrabajo desde distintas perspectivas, con el objetivo de proporcionar a empresas y trabajadores, pistas, pautas y herramientas para poder implantar el teletrabajo en cualquier tipo de empresa, independientemente de su tamaño y sector de actividad.

Los aspectos que aquí se tratan son:

  1. Consejos para teletrabajar de forma eficiente: como organizar el trabajo, que pautas y hábitos se deben de adquirir para optimizar el tiempo y la forma de trabajar desde casa.
  2. Herramientas para el teletrabajo: se describen las herramientas más comunes para realizar distintas actividades propias del teletrabajo. En este apartado se irán incorporando nuevos programas y aplicaciones.
  3. Entorno de trabajo: cuales son los aspectos que hay que tener en cuenta a la hora de configurar un espacio de trabajo en el hogar

Consejos para teletrabajar de forma eficiente:

  • Marcar unos objetivos claros. La figura del responsable es clave para trasladar a las personas que se encuentran teletrabajando los objetivos que deben cumplir y, a su vez, servir como nexo de unión entre la empresa y el trabajador. Realizar una lista compartida de tareas y mantenerla actualizada es una buena medida.
  • Utilizar las tecnologías creadas para este fin. Conocer las herramientas básicas que pueden ayudar a hacer más eficiente el teletrabajo es indispensable y puede favorecer el compromiso y la productividad de los empleados. Entre ellas, destacan herramientas dirigidas a la comunicación, a la gestión de documentos o a la organización del trabajo. En el apartado relacionado con herramientas se profundizará en este punto.
  • Establecer dinámicas de equipo. Elaborar unos protocolos básicos de trabajo entre compañeros puede motivar una mayor adecuación a la nueva situación laboral al replicar dinámicas de trabajo presentes en la oficina física. Por ejemplo, el establecimiento de una reunión matinal.
  • Fomentar la comunicación entre compañeros. La comunicación constante con los compañeros de trabajo y con los responsables de la compañía es fundamental para favorecer el compromiso y la motivación de los empleados. En este sentido, en los protocolos se deberían establecer formas de cooperación entre equipos o personas para ahondar en la creencia del todo y no solo de las partes cuando se realiza teletrabajo.
  • Llamar por teléfono. Aunque existan herramientas de comunicación instantáneas, es importante que se realicen comunicaciones por teléfono ya que la comunicación a través de este medio es, en ocasiones, más efectiva y directa que el correo o la mensajería instantánea.
  • Mostrar el horario de disponibilidad. Para favorecer que todos conozcan la disponibilidad de cada persona que se encuentra teletrabajando un buen método es, simplemente, dar los buenos días al comenzar la jornada y decir adiós al terminarla.
  • Establecer una rutina. Para huir de la descoordinación y el desorden, es conveniente que cada empleado que se encuentra teletrabajando mantenga una rutina de trabajo, que puede ser consensuada con el responsable.
  • Asegurar una conexión a internet estable. Para lograr una conexión más fluida algunas pautas serían: conectar el ordenador o portátil al módem o desconectar otros dispositivos de la red Wi-Fi si no es posible.
  • Cuidar la luz y el orden del espacio de trabajo. Se debe intentar disponer de luz natural -sin exponerse excesivamente al sol-, mantener el orden en el espacio de trabajo y evitar ruidos que alteren la concentración.
  • Mantener una postura correcta y descansar cada cierto tiempo. Cuidar que la postura sea correcta y la mesa de trabajo esté condicionada para tal fin es una de las medidas que evitarán riesgos laborales. A su vez, se deben tomar descansos cada cierto tiempo y ventilar el espacio de trabajo.
  • Evitar las distracciones. Durante el horario laboral, el trabajador debe intentar, en la medida de lo posible, no distraerse con las labores domésticas ya que afectan a su ritmo de trabajo.

Herramientas básicas para el teletrabajo:

-Comunicación

  • Skype. Herramienta de comunicación de Microsoft para chats, llamadas y trabajo colaborativo.
  • Hangouts. Aplicación de mensajería y videoconferencias multiplataforma desarrollada por Google Inc.​
  • Webex. Aplicación para reuniones y videoconferencias de Cisco.
  • Zoom. Herramienta de videoconferencias y videocomunicación empresarial.

-Creación y edición de documentos

  • G Suite de Google. Paquete de Google integrado por herramientas de comunicación, de creación de documentos, de almacenamiento de archivo y de control de dispositivos.
  • Microsoft Office. Paquete de Microsoft que ofrece herramientas creación y edición de documentos, almacenamiento de información, correo y aplicaciones de trabajo colaborativo.

-Organización del trabajo

  • Slack. Herramienta que consiste en un chat para equipos de trabajo que permite el intercambio eficaz de toda clase de archivos.
  • Flock. Aplicación de comunicación para equipos multiplataforma que permite realizar videollamadas, administrar proyectos con tareas pendientes, encuestas y recordatorios e integrar otras aplicaciones.
  • Trello. Herramienta de administración y organización de proyectos con interfaz web. En líneas generales, podría definirse como un tablero sobre el que agregar notas.
  • Asana. Plataforma de gestión del trabajo que los equipos usan para mantenerse enfocados en las metas, los proyectos y las tareas diarias que hacen crecer a la empresa
  • Basecamp. Herramienta colaborativa para equipos que se caracteriza, fundamentalmente, por la simplificación de los métodos de trabajo y por favorecer una circulación fluida de información entre usuarios.
  • Todoist. Aplicación multiplataforma permite gestionar las tareas de manera sencilla, ágil y visual.

-Control del tiempo de trabajo

  • Sesame. Con Sesame los empleados pueden fichar con un solo clic, hacer una pausa, cambiar de tipo de trabajo o añadir detalles de tareas.
  • Toggl. Herramienta de productividad basada en la monitorización del tiempo de trabajo a través de informes y que funciona en todos los dispositivos.

-Envío de documentos o archivos

  • Dropbox. Herramienta que permite sincronizar archivos a través de un directorio virtual o disco duro virtual en la red.
  • WeTransfer. Herramienta de envío y almacenamiento de información de gran capacidad.
  • Google Drive. Plataforma de almacenamiento de información de Google que también permite el envío de archivos y la colaboración en su edición.

 

Entorno de trabajo

Se debe buscar un espacio de trabajo que se pueda ocupar a diario y donde se puedan situar con suficiente espacio el ordenador (portátil o sobremesa) y el material que se emplee durante la actividad laboral.

  •  Mesa. Las dimensiones de la mesa de trabajo deberían asemejarse lo máximo posible a las medidas 1,20 x 0,9 metros. La altura debería situarse alrededor de los 0,74 metros. En ella, deberían ubicarse la pantalla, el teclado, el ratón, los documentos de consulta frecuente y los útiles accesorios. Se debería intentar que el acabado de la superficie fuera mate no reflectante.
  • Silla. La silla indica para el teletrabajo dispondría de brazos y ruedas, la altura del asiento debería ser ajustable y el respaldo reclinable y con una prominencia lumbar. A su vez, el respaldo y el asiento deberían ser acolchados y tener una tela y relleno que permitiera la transpiración.
  • Monitor. La distancia a la pantalla debería ser superior a 40 centímetros. La línea de visión debería ir paralela al plano horizontal o ligeramente inclinada hacia abajo (10-20º). Se recomienda trabajar con una pantalla limpia, un fondo claro y caracteres oscuros. Es importante la regulación de la luminosidad y el contraste, así como el fondo de pantalla, en función del entorno de trabajo.
  • Reposapiés. Se recomienda su utilización, especialmente cuando no se apoyen bien los pies en el suelo. Deberá tener una superficie antideslizante tanto en la zona superior como en sus apoyos en el suelo.
  • Teclado. El teclado debe ser independiente de la pantalla y se debe dejar delante del mismo un espacio de 10 centímetros libre para apoyar las muñecas. Cuando se deba trabajar con portátil se recomienda disponer de un teclado independiente.
  • Ratón. El ratón debe estar próximo al teclado, habilitando espacio para utilizarlo sin forzar el brazo, mano o dedos. Si es posible, se debería utilizar una almohadilla reposamuñecas.
  • Iluminación. La iluminación mínima recomendada para las tareas habituales (lectura y escritura) será de 500 lux.
  • Ruido. El nivel sonoro continuo, de haberlo, debería ser lo más bajo posible, no debiendo exceder los 55 decibelios si las tareas son complejas.
  • Temperatura y humedad. La temperatura operativa de confort recomendable en invierno se sitúa entre los 20 y los 24ºC y en verano entre los 26 y los 26ºC. Es adecuada una humedad entre el 30 y el 70% y no abusar de la calefacción ni del aire acondicionado. Se debería ventilar a diario el lugar de trabajo.

¿Tienes alguna duda?

En caso de cualquier duda o consulta sobre estos u otros aspectos relacionados con la empresa y la crisis del coronavirus, Alcobendas hub pone a disposición de las empresas la posibilidad de acceder a información y asesoramiento personalizado.